Beratungsleistungen zur Einführung einer Managementsoftware zur Organisation der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes

Der Arbeitsschutz wird digital

Digitale Anwendungen gehören längst zu den Erfolgstreibern in Unternehmen – auch in der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz. Bei der Müller-BBM GmbH haben die Verantwortlichen das komplette Aufgabengebiet als cloudbasierte Anwendung umgesetzt.

Insbesondere in puncto Effizienzsteigerung scheint der Einsatz von digitalen Lösungen zielführend.

 

Effiziente Arbeitsprozesse sind nicht selbstverständlich

Bereits seit zehn Jahren betreibt die Müller-BBM GmbH ein zertifiziertes Arbeits- und Gesundheitsschutzsystem. 2018 wurde das Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) von der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VGB) nach dem Standard „AMS – Arbeitsschutz mit System“ begutachtet. Das AMS unterstützt die Verantwortlichen dabei, alle Ressourcen des Unternehmens (human, sozial, materiell, räumlich) möglichst optimal auszuschöpfen sowie kontinuierlich zu verbessern. Die Müller-BBM GmbH erfüllt damit auch die Anforderungen der OHSAS 18001:2007, die Vorbereitungen zur Umstellung auf die DIN ISO 45001 laufen bereits.

Eine bestehende Systematik und die erfolgreiche Begutachtung durch die VGB garantieren jedoch noch keine effizienten Arbeitsprozesse. Insbesondere die dezentrale Dokumentenverwaltung erweist sich oftmals als Effizienzkiller. So waren bei der Müller-BBM GmbH die Nachweisdokumentation für Unterweisungen, Schulungen und Vorsorgen sowie die aufwendige Verwaltung von über 1.500 Gefahrstoffen an drei Laborstandorten eine immer wiederkehrende Herausforderung.

Wenn die Verantwortlichen mehr Zeit für die Suche und Verwaltung von Dokumenten investieren als für die Aufgabe selbst, stimmt etwas nicht. Ziel war es also, die Prozesse zu bündeln und zu vereinfachen.

 

Digitalisierung findet bereichsübergreifend statt

Der Einsatz von Software-Lösungen verfolgt daher auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz ein wesentliches Ziel: die bereichsübergreifende Organisation aller notwendigen Aufgaben und Anforderungen. Dazu können bspw. die Datenerfassung und -auswertung sowie die zentrale Dokumentation gehören, was insbesondere für Führungskräfte und Projektverantwortliche hilfreich ist. Aber auch für Mitarbeiter gibt es eine Vielzahl an Anwendungsszenarien, bspw. die elektronische Erfassung von Verbandbucheinträgen oder digitale Unterweisungen.

Die Arbeitswelt sicherer, einfacher und effektiver machen.

 

Aufwand und Planung der Implementierung

Ist die Entscheidung für den Einsatz einer Arbeitsschutz-Software gefallen, müssen die Projektanforderungen klar formuliert sein. Dazu gehört auch eine ausführliche Budgetplanung. Neben den externen Kosten müssen interne Ressourcen u. a. für die Migration vorhandener Daten, den Aufbau der eigenen Arbeitsschutzstruktur im System sowie die Erstellung von Unterweisungen in elektronischer Form bereitgestellt werden. Zudem ist es ratsam, die verfügbaren Möglichkeiten und notwendigen Kapazitäten mit entsprechenden Zeitfenstern zu versehen.

Eine genaue Vorplanung und realistische Ziele führen zu den besten Ergebnissen.

 

Akzeptanz innerhalb der Belegschaft

In jedem Falle ist mit einer stufenweisen Implementierung zu planen. So sollten verschiedene Software-Module schrittweise und zeitversetzt ausgerollt werden. So haben alle Beschäftigten die Möglichkeit, sich neben ihren Alltagsaufgaben an die neuen Arbeitsschritte zu gewöhnen. Auch können die Teilziele der Projektplanung evaluiert und gegebenenfalls Maßnahmen zur Justierung eingeleitet werden. Hilfreich sind stets das Anwenderfeedback der Mitarbeiter und Führungskräfte sowie der Geschäftsleitung. Mit der schrittweisen Optimierung aller Prozesse im System kann zudem die Mitarbeiterakzeptanz für den Einsatz neuer Software-Lösungen gesteigert werden.

Wenn aufeinander abgestimmte Software-Welten individuell miteinander kombiniert werden, profitieren Sie am meisten von den Synergien und optimieren so Ihr Compliance Management.

 

Was die Zukunft bereit hält

Entscheidend ist, dass die Geschäftsleitung das Vorhaben und die digitale Transformation im Unternehmen zulässt und unterstützt. Die Anforderungen mögen zunächst hoch sein, die anschließende Lernkurve ist höher.

Der wesentliche Ratschlag kann daher nur lauten: nicht warten, sondern sich schon jetzt damit beschäftigen. 

 

Unsere Beratungsleistung zu Fragestellungen bei der Einführung einer Managementsoftware zur Organisation der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes:  

  • Wie erfüllen Sie geltende Rechtsnormen und Vorschriften durch Anbindungen an aktuelle Rechtsdatenbanken?
  • Wie unterweisen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter und organisieren Sie Ihre Fremdfirmeneinweisungen?
  • Wie managen Sie die Qualifizierungsbedarfe Ihrer Mitarbeiter und verwalten Sie die Arbeitsplatz-Anforderungen?
  • Wie organisieren Sie sämtliche Vorsorgen mit übersichtlicher Fristenüberwachung und Terminverwaltung?
  • Wie erstellen Sie Gefährdungsbeurteilungen und organisieren Sie Ihr Risikomanagement?
  • Wie organisieren Sie Ihr Gefahrstoffmanagement und überwachen Sie Fristen und Aufgaben?

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